Segurança Social para empresas

Introdução

Quando decides abrir uma empresa, há mais responsabilidades do que apenas gerir produtos ou serviços. Uma das mais importantes, e muitas vezes desvalorizada, é a relação com a Segurança Social.

É esta ligação que garante a proteção dos teus trabalhadores, assegura o cumprimento legal e evita multas ou complicações futuras.

Neste artigo, explicamos-te o que a tua empresa tem de fazer, desde o momento em que é criada até ao dia a dia da gestão de pessoas. Vais ficar a saber como inscrever a empresa, quando comunicar contratações, como entregar declarações e pagar contribuições, além de conhecer benefícios, isenções e sanções associadas ao incumprimento.

Inscrever a empresa na Segurança Social

Como funciona a inscrição inicial

Logo após a constituição da tua empresa, há um passo obrigatório que não deves ignorar: a inscrição na Segurança Social. Esta inscrição é gratuita e, na maioria dos casos, acontece de forma automática, com base na informação que a Autoridade Tributária transmite à Segurança Social. Este processo é considerado feito, por exemplo, quando comunicas o início de atividade às Finanças, quando crias a empresa através do serviço Empresa na Hora ou quando registas a tua entidade na Conservatória. Mesmo assim, é recomendável confirmares junto da Segurança Social se a inscrição foi de facto concluída. O Número de Identificação de Segurança Social, NISS, da empresa é atribuído automaticamente neste momento.

Atualização de dados da empresa

Sempre que algo mudar, como a morada, o e-mail da empresa, os gerentes ou até o pacto social, deves informar a Segurança Social. Tens 10 dias úteis a partir da data da alteração para o fazeres. Para isso, é necessário preencher o formulário próprio, RV1011 – DGSS, e apresentar documentos de suporte, como a certidão de registo comercial atualizada ou cópias do Cartão de Cidadão dos membros dos órgãos sociais. O mesmo processo aplica-se se suspenderes ou encerrares a atividade.

Comunicação da admissão de trabalhadores

Quando comunicar

Assim que contratares um trabalhador, és obrigado a comunicar a sua admissão à Segurança Social. Esta comunicação deve ser feita até 24 horas antes do início de funções, através da Segurança Social Direta. Há exceções. Em contratos de muito curta duração ou quando o trabalhador inicia funções em regime de turnos, essa comunicação pode ser feita nas 24 horas seguintes ao início do trabalho.

Obrigações após a admissão

Depois de comunicares a admissão, deves ainda entregar uma declaração ao trabalhador, ou uma cópia da comunicação feita, com o NISS, o número de contribuinte, NIF, e a data de início do contrato. Também tens de informar a Segurança Social sempre que houver alterações no contrato, como uma suspensão, rescisão ou mudança de tipo contratual, até ao dia 10 do mês seguinte.

Declaração de remunerações e pagamento de contribuições

Prazos obrigatórios

Todos os meses, tens de entregar a declaração de remunerações, onde indicas os valores pagos a cada trabalhador. Este documento deve ser submetido entre os dias 1 e 10 do mês seguinte ao pagamento dos salários, através da plataforma Segurança Social Direta. O pagamento das contribuições deve ser feito entre os dias 10 e 20 do mesmo mês. Este pagamento inclui a contribuição da empresa e a parte do trabalhador, mas és tu, como entidade empregadora, que assumes a entrega da totalidade. Se falhares o prazo, terás de pagar juros de mora sobre o montante em dívida.

Quanto se paga à Segurança Social

A Taxa Social Única (TSU)

O valor a pagar à Segurança Social depende do salário dos teus trabalhadores. A chamada Taxa Social Única, TSU, corresponde, na maioria dos casos, a 34,75% da remuneração bruta mensal. Destes, 23,75% são da responsabilidade da empresa e 11% do trabalhador. Por exemplo, se um funcionário tiver um salário bruto de 1.000 euros, a empresa pagará 237,50 euros e o trabalhador 110 euros, num total de 347,50 euros. A empresa entrega os dois valores à Segurança Social.

Casos especiais

No caso das entidades sem fins lucrativos, como uma IPSS, a taxa da entidade patronal é mais baixa, 22,3%, o que reduz a TSU total para 33,3%.

Isenções e reduções nas contribuições

Quando podes beneficiar de isenção

Se contratares, sem termo, desempregados de muito longa duração, com mais de 45 anos e inscritos há pelo menos 25 meses no centro de emprego, podes beneficiar de isenção total durante até 3 anos. O mesmo se aplica à contratação de reclusos em regime aberto.

Reduções da TSU

Há ainda reduções parciais da taxa contributiva, aplicáveis durante um período limitado de tempo, em casos como a contratação de jovens à procura do primeiro emprego, com isenção de 50% durante 5 anos, desempregados de longa duração, com isenção de 50% durante 3 anos, ou reclusos em regime aberto, com isenção de 50% enquanto durar o contrato.Se contratares trabalhadores com deficiência, a taxa da empresa baixa para 11,9%, reduzindo a TSU total para 22,9%.

Sanções por incumprimento

Tipos de infrações e coimas

Ignorar as tuas obrigações perante a Segurança Social pode sair caro. Existem contraordenações classificadas como leves, graves ou muito graves, com coimas que variam entre 75 euros e 25.000 euros, dependendo da infração, da negligência ou do dolo, e do número de trabalhadores envolvidos. Por exemplo, não comunicar uma cessação de contrato é uma infração leve. Já não declarar a admissão de um trabalhador pode ser considerada grave. Se não entregares a declaração de remunerações, ou entregares com erros graves, podes enfrentar sanções que chegam à categoria de infração muito grave. Estar em incumprimento também te pode impedir de aceder a apoios públicos, como subsídios ao emprego ou incentivos fiscais.

Quanto custa um trabalhador para a empresa?

Exemplo prático de cálculo de custos

Antes de contratar alguém, convém fazer bem as contas. Vamos pegar num exemplo prático, um trabalhador com salário bruto de 1.300 euros. Só de TSU, a empresa vai pagar 23,75% sobre esse valor, ou seja, 308,75 euros. Somando os dois valores, o custo mensal direto é de 1.608,75 euros. Mas não fica por aqui. Deves contar também com os subsídios de férias e de Natal, que aumentam o custo anual para cerca de 19.305 euros. Se ofereceres subsídio de refeição em cartão, por exemplo, 10,20 euros por dia útil, isso representa mais 214,20 euros por mês, cerca de 2.356 euros por ano. Assim, o custo anual total ronda os 21.660 euros, o que equivale a um custo mensal médio de cerca de 1.805 euros por trabalhador. A este valor ainda se juntam outros encargos como o seguro de acidentes de trabalho, formações obrigatórias e eventuais benefícios extra.

Conclusão

Gerir bem a relação da tua empresa com a Segurança Social é essencial para garantires estabilidade, legalidade e até acesso a benefícios. Desde o momento em que abres a empresa até à gestão dos trabalhadores, cumprir os prazos e obrigações evita problemas e facilita o teu crescimento. Se tiveres dúvidas ou precisares de apoio técnico, fala connosco na Comudel!

Manter tudo em ordem é mais simples quando tens informação clara, atualizada, e quando não deixas nada para a última hora.