Quanto custa realmente um trabalhador à empresa

Contratar um trabalhador é uma das decisões com maior impacto financeiro numa empresa. Em Portugal, esse impacto é frequentemente subestimado, porque o custo real de um trabalhador não coincide com o valor que aparece no recibo de vencimento nem com o salário bruto acordado. Normalmente fala-se no salário bruto ou, em alguns casos, no valor líquido que o trabalhador recebe. A verdade é que nenhum desses números reflete o custo real de um trabalhador para a empresa. 

Em Portugal, contratar alguém implica assumir um conjunto de encargos legais, financeiros e operacionais que vão muito além do vencimento mensal. Ignorar essa diferença é uma das principais razões pelas quais muitas PMEs contratam demasiado cedo, contratam mal ou descobrem tarde demais que a estrutura não aguenta o crescimento. 

Neste artigo explico-te, de forma clara e prática, quanto custa realmente um trabalhador à empresa, quais são os encargos obrigatórios, onde surgem os custos menos visíveis e porque é que esta análise deve ser feita antes e não depois da decisão de contratar. 

O que significa, na prática, o “custo de um trabalhador à empresa”

O custo de um trabalhador à empresa é o compromisso financeiro total que resulta da relação laboral. Não é apenas o que pagas ao trabalhador todos os meses, mas tudo aquilo que a empresa suporta para manter esse posto de trabalho ativo.

A base é o salário bruto acordado. A partir daí, somam-se os encargos legais obrigatórios, os subsídios previstos na lei, os seguros exigidos e um conjunto de custos indiretos que raramente entram na conta inicial, mas que pesam de forma significativa ao longo do ano. 

É por isso que duas empresas que pagam exatamente o mesmo salário bruto podem ter custos totais muito diferentes com trabalhadores semelhantes. Depende da forma como a contratação é estruturada, do enquadramento legal e da organização interna da empresa.

Quando se fala em custo real de um funcionário em Portugal, é este valor global que deve estar em cima da mesa, sobretudo quando a decisão envolve crescimento da equipa. 

Salário bruto não é custo para a empresa

O salário bruto é apenas o ponto de partida. É o valor sobre o qual incidem descontos e contribuições, mas está longe de representar aquilo que a empresa efetivamente paga.

Um erro comum é confundir o salário líquido do trabalhador (que é o que ele recebe), com o custo do trabalhador para a empresa, que é sempre superior ao salário bruto. 

A diferença resulta sobretudo da Taxa Social Única (TSU) a cargo da entidade empregadora, atualmente fixada em 23,75% sobre o salário bruto. Este encargo existe independente do salário líquido do trabalhador e representa um custo direto e permanente para a empresa. Já a retenção de IRS feita no recibo de vencimento não é um custo da empresa. A empresa atua como intermediária entre o trabalhador e o Estado. Já a contribuição patronal para a Segurança Social é um custo efetivo e incontornável. 

É a partir daqui que o custo real começa a afastar-se da perceção inicial, e é também aqui que muitas decisões de contratação começam a ser mal avaliadas. 

Os encargos obrigatórios que tens de considerar

Para além do salário bruto, existem encargos legais que qualquer empresa em Portugal é obrigada a suportar quando contrata um trabalhador. Ignorá-los é tanto um erro de gestão como financeiro.

O primeiro e mais relevante é a contribuição para a Segurança Social, a cargo da entidade empregadora (TSU). Para além da TSU, a empresa é obrigada a contratar um seguro de acidentes de trabalho, cujo custo varia consoante a natureza da atividade, o risco associado e a seguradora, mas que deve ser incluído no custo anual do trabalhador. Há ainda os subsídios de férias e Natal, que para empregados que trabalham o ano inteiro para a empresa, representam dois salários adicionais. Por outro lado, se o empregado entrar a meio do ano, apenas tens que pagar o subsídio referente ao tempo de serviço (salário mensal x % meses do ano na tua empresa). 

Custo mensal, custo anual e meses efetivamente produtivos

Outro erro frequente é analisar o custo do trabalhador apenas numa lógica mensal. A decisão de contratar deve ser sempre feita com base no custo anual, porque é esse valor que a empresa tem de suportar de forma contínua.

Além disso, importa perceber que nem todos os meses pagos são meses de produção. Férias, feriados, ausências e eventuais baixas fazem parte da relação laboral e têm impacto real no custo por mês efetivamente trabalhado.

Na prática, quando divides o custo anual do trabalhador pelos meses em que existe produção efetiva, o valor mensal “real” é bastante superior ao salário bruto inicial. Esta diferença é especialmente relevante em empresas de serviços, onde a produtividade está diretamente ligada ao tempo disponível da equipa.

Os custos que não aparecem no recibo de vencimento

Para lá dos encargos legais, existem custos indiretos que raramente entram na conta inicial, mas que têm impacto direto na rentabilidade da empresa.

A integração de um novo trabalhador implica tempo de formação, adaptação aos processos internos e acompanhamento. Durante esse período, a produtividade é naturalmente inferior, mas o custo é total. A isto somam-se equipamentos, software, licenças, ferramentas de trabalho e, em muitos casos, espaço físico. 

Há ainda o custo administrativo associado à gestão laboral: processamento salarial, cumprimento de obrigações declarativas, gestão de ausências e enquadramento legal. Estes custos não desaparecem com o tempo e podem aumentar à medida que a equipa cresce. Com a Comudel, estes custos não têm que ser proporcionais ao número de empregados. A nossa Inteligência Artificial processa salários e muitas outras tarefas administrativas, poupando tempo e dinheiro. 

Ignorar estes fatores leva a uma perceção irreal do impacto financeiro da contratação.

Contratar sem olhar para a margem é um risco

A decisão de contratar deve estar sempre ligada à margem do negócio. Não é a receita que paga salários, é a margem.

Se a empresa cresce em volume, mas com margens reduzidas, cada novo trabalhador aumenta a pressão financeira em vez de a aliviar. É por isso que contratar “porque há trabalho” ou “porque o ano correu bem” é uma das decisões mais arriscadas que uma PME pode tomar.

Antes de contratar, é essencial perceber se a margem gerada pela atividade é suficiente para absorver este novo custo de forma sustentável, mesmo em cenários menos favoráveis.

Contratação não é a única solução

Nem sempre a melhor resposta a um aumento de trabalho é contratar. Em muitos casos, faz mais sentido avaliar alternativas como reorganização de processos, automatização, outsourcing ou contratação parcial. Estas opções não são necessariamente mais baratas, mas podem ser mais flexíveis e menos arriscadas, sobretudo em contextos de incerteza ou crescimento ainda pouco previsível. 

Perceber quanto custa realmente um trabalhador à empresa é um exercício de gestão essencial. Não serve apenas para calcular números, mas para avaliar risco, sustentabilidade e capacidade de crescimento.

Contratar é assumir um compromisso financeiro de médio e longo prazo. Quanto mais clara for essa análise antes da decisão, menor será a probabilidade de surpresas desagradáveis mais à frente.

Se a tua empresa está a ponderar contratar, faz sentido analisar este impacto com base nos teus números reais, nas tuas margens e na tua capacidade de absorver risco. É essa análise que distingue crescimento estruturado de crescimento por impulso. Usa a Comudel para ter uma visão em tempo real das contas da tua empresa, permitindo-te tomar decisões mais informadas e recuperar tempo para as tarefas de valor acrescentado.