Dinheiro por receber: o que a tua empresa perde quando os clientes demoram a pagar

Uma fatura emitida não é dinheiro. É um direito de receber, mas até entrar na conta, é também um risco. Quanto mais tempo passa, mais esse ativo se transforma num problema de tesouraria, num custo financeiro, e numa fonte de decisões erradas tomadas por urgência. 

Nas PMEs isto costuma ter um nome simples: dinheiro na rua. 

O mais perigoso é que podes ter vendas a crescer, e ao mesmo tempo, estar a financiar os teus clientes sem te aperceberes. 

O problema não é vender a crédito. É ter dinheiro preso tempo demais.

Vender com prazo de pagamento a 30, 60, 90 dias é prática comum, e em algumas indústrias, quase obrigatório. No entanto, os problemas começam a surgir quando o prazo real de pagamento se afasta do prazo acordado, e a empresa aceita o atraso como se fosse inevitável. 

Quando isto acontece, o teu fundo de maneio é consumido e a tua tesouraria fica mais frágil, onde qualquer imprevisto pode ter impacto direto na tua capacidade de investir ou pagar as contas. Começas a gerir para conseguir pagar tudo o que deves em vez de gerir para melhorar a margem, o serviço ou o crescimento. 

O que a tua empresa perde com faturas em atraso

Perdes liquidez

O primeiro impacto é na tesouraria, já que os salários, fornecedores e impostos não esperam pelo cliente. Se o dinheiro não entra, a empresa compensa com adiamentos, descobertos ou créditos de curto prazo. Aqui nasce um ciclo que pode ser difícil de quebrar, que é o de pagar tarde porque recebeste tarde. Estudos apontam para que apenas 20% das empresas em Portugal cumpriam os prazos acordados com os fornecedores, apontando especificamente para o atraso nos recebimentos como uma das razões para o atraso. 

Perdes margem

O atraso no pagamento e a necessidade de ter algum dinheiro em caixa leva-te a tomar algumas decisões que corroem a tua margem. Acabas por aceitar descontos para antecipar recebimentos, assumes custos financeiros (descoberto, factoring) e compras a piores termos, sem capacidade negocial, porque precisas das coisas com urgência. 

Mesmo quando não há juros explícitos, há o custo de oportunidade. Dinheiro que é teu que está preso em clientes é dinheiro que não está a financiar stock, marketing, contratação ou investimentos. 

Perdes capacidade de crescer

O crescimento exige caixa, mais volume traz mais custos operacionais antes de trazer dinheiro. Se a tua empresa já está a financiar clientes, crescer pode significar aumentar o capital preso e intensificar a pressão. 

Perdes tempo de gestão

O tempo que perdes a contactar, muitas vezes mais do que uma vez, os clientes a cobrar consomem-te energia e tempo. Para além disso, as relações com os clientes ficam muitas vezes deterioradas por teres de insistir tanto, apesar de estares completamente no teu direito. 

O indicador que te diz se o problema está a piorar: PMR/DSO

Se queres medir a gravidade e extensão da tua situação de recebimentos, não podes olhar apenas para a quantia que te é devida, tens que olhar para o tempo. 

O Prazo Médio de Recebimento (PMR), muitas vezes chamado Days Sales Outstanding (DSO), responde à pergunta: quantos dias demoro, em média, a converter uma venda em dinheiro?

Quanto maior for o teu PMR, mais dinheiro tens imobilizado na mão dos clientes. Um aumento de apenas alguns dias pode significar um aumento de milhares de euros parados. 

Pensa que cada dia adicional de atraso equivale a mais um dia de vendas financiadas por ti. Um método simples de aproximação é: 

vendas diárias a crédito x dias a mais = capital adicional preso

Por exemplo:

• Faturação a crédito: 90000€/mês
• Vendas/dia: 3000€/dia
• Atraso médio adicional: +20 dias
• Capital extra preso: 3000 x 20 = 60000€

Isto são sessenta mil euros que já devias ter na conta, ou que tiveste que arranjar por via de créditos, adiamentos e stress.

Porque é que a cobrança falha

A maioria das cobranças falha por processo, não por falta de firmeza. Estas três razões surgem vezes sem conta:

• Condições pouco claras: prazo, penalidades, forma de pagamento, referência, contacto financeiro
• Cobrança começa tarde: só quando já passou demasiado tempo e já há tensão
• Falta de visibilidade: não há um mapa simples e confiável de vencidos, pagos, parciais e disputas

Como reduzir atrasos sem destruir a relação comercial

Aqui o objetivo não é apertar, é normalizar. A cobrança eficiente é previsível, consistente e profissional, não tendo de ser agressiva. Um processo simples (que funciona bem em PMEs) é este:

1. Antes de vender, define a política mínima de crédito. Evita a burocracia, aplica um prazo padrão, limites por cliente, um adiantamento quando faz sentido e regras claras para exceções.
2. No momento de faturar, garante que a tua fatura é cobrável. Garante que não cometes erros a faturar, acertando todos os elementos da fatura (referências do cliente, PO, condições, IBAN, email)
3. Na altura do vencimento, faz um lembrete sem alarido. Relembra o cliente no próprio dia e de seguida uns dias depois, evitando que o atraso se prolongue.
4. 7-14 dias após o vencimento avança para o contacto direto e objetivo. Confirma a receção da fatura, identifica bloqueios e fecha uma data concreta de pagamento.
5. Depois dos 14 dias é necessário escalar com método. Sugere um plano de pagamento ou a suspensão controlada de fornecimento (quando aplicável), apenas depois ir por vias formais.

A melhor maneira de fazer estes passos é criar um intermediário impessoal e automatizado, que reduz o teu esforço e tempo neste assunto e preserva a tua “imagem” como fornecedor aos olhos do cliente, não parecendo tão chato. Esta cortina pode ser criada por emails automáticos impessoais, não assinados por alguém, mas sim por uma equipa de contabilidade ou cobrança. Na Comudel, consegues automatizar a emissão e cobrança de faturas, sem teres de te preocupar com andar atrás do teu dinheiro ou de soar agressivo com clientes. 

Entra já em ação

Ter dinheiro por receber é infelizmente parte da realidade das empresas portuguesas. Já ter dinheiro por receber durante demasiado tempo rouba-te capacidade de tesouraria, margem, tempo e liberdade de decisão. Se quiseres tomar já ação para melhorar a tua situação de cobranças:

• Mede o teu PMR e identifica os 10 maiores saldos vencidos
• Cria um processo de cobrança curto e repetível
• Melhora a qualidade e eficácia da faturação (sem erros)

Se precisares de ganhar visibilidade e consistência sem aumentar trabalho manual, vale a pena explorar ferramentas que centralizem faturação, recebimentos e acompanhamento para deixares de gerir a crédito por instinto e passar a gerir por método.