Desvendar a Autoridade Tributária: Tudo o que precisas de saber para navegar no mundo dos impostos

Se tens uma PME, o “bicho‑papão” fiscal normalmente não é a lei em si — é saber o que fazer, quando fazer e onde clicar. Neste guia prático, ajudo‑te a perceber a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), os prazos que não podes falhar e as regras do dia a dia (faturação, IVA, retenções, inventários). Vou falar contigo em linguagem simples e deixar links oficiais como referência.

O que vais aprender
• Entender o papel da AT e como usar o Portal das Finanças
• Saber as regras essenciais de faturação (ATCUD, QR e software)
• Perceber como te enquadras em IVA e os prazos de declaração
• Não falhar retenções na fonte e obrigações anuais (Modelo 22, IES, inventários)
• Um “calendário de bolso” e hábitos para evitares coimas

O que é a AT e para que serve o Portal das Finanças

A AT é o organismo do Estado que administra impostos e controla fronteiras aduaneiras. Em bom rigor, é quem gere a máquina fiscal e te dá os canais oficiais para cumprires as tuas obrigações. O teu ponto de entrada é o Portal das Finanças (autenticas‑te com NIF e senha ou Chave Móvel Digital).

Dica: no Portal das Finanças tens agenda fiscal, alertas, pagamentos e o e‑balcão para tirares dúvidas por escrito.

Faturação sem dores de cabeça (e sem multas)

Há três regras de ouro para qualquer empresa:

1. Software de faturação certificado
   Usa programas certificados pela AT — é obrigatório em muitos casos e assegura que a fatura tem tudo o que a lei pede. Podes consultar a legislação e a lista de programas no site da AT.
2. ATCUD e Código QR na fatura
   As faturas e documentos fiscalmente relevantes devem trazer ATCUD (código único do documento) e código QR. Para isso, tens de comunicar as séries no Portal e usar software que suporte estes elementos.
3. Comunicação das faturas (e‑Fatura)
   Tudo o que faturas deve ser comunicado à AT até ao dia 5 do mês seguinte (por webservice, ficheiro SAF‑T(PT) ou inserção direta). Em alguns meses o Governo pode prorrogar o prazo por despacho.

Atenção: a AT tem vindo a apertar os prazos e a restringir o uso de blocos pré‑impressos. Se ainda usas “faturas sem preenchimento”, confirma as novas regras e datas‑limite.

IVA, explicado de forma simples

Em que regime ficas?

• Regime especial de isenção (art. 53.º do CIVA): pequenos negócios podem ficar dispensados de liquidar IVA (não cobram IVA nas vendas, nem deduzem IVA das compras). Este regime foi ajustado em 2025 (transposição da Diretiva europeia das pequenas empresas). Confirma o teu enquadramento e as tuas condições no Portal.
• Regime normal: cobras IVA aos clientes e entregas ao Estado a diferença entre IVA liquidado e IVA dedutível. A periodicidade de declaração pode ser mensal (normalmente para volumes mais altos) ou trimestral.
• IVA de Caixa: podes só entregar o IVA quando recebes do cliente (e deduzes quando pagas ao fornecedor). Desde 1 de julho de 2025, o limite para aderir subiu para 2.000.000 € de volume de negócios. Pode ser uma ajuda grande à tua tesouraria.

Prazos práticos do IVA

• Comunicação de faturas: até dia 5 do mês seguinte.
• Declaração periódica de IVA: regra geral, dia 20 (mensal e trimestral), com variações em meses específicos (ver agenda anual).
• Declaração recapitulativa (operações intracomunitárias): acompanha a tua periodicidade (mensal ou trimestral).

Retenções na fonte: o essencial para não falhares

Se pagas trabalho dependente (salários) ou serviços a independentes (recibos verdes), podes ter de reter IRS/IRC e entregar à AT através das Declarações de Retenção na Fonte (DRF). O folheto oficial explica como emitir e pagar.

Em 2025 foram aprovadas novas tabelas de retenção para salários e pensões (modelo progressivo), com atualizações no verão e outono. Se tens trabalhadores, confirma as tabelas em vigor.

Queres uma explicação leve sobre o tema? Vê o artigo do nosso blog: “Retenção na fonte em Portugal: o que mudou em 2025”.

Obrigações anuais que marcam o calendário

• Comunicação de inventários (e‑Fatura): até final do mês seguinte ao fecho do exercício (se fecho em 31/12, comunicas até 31/01). Mesmo sem stock, tens de comunicar “sem existências”.
• Modelo 22 (IRC): empresas com exercício igual ao ano civil entregam na primavera (vê a agenda e eventuais prorrogações por despacho).
• IES/DA (Informação Empresarial Simplificada): tradicionalmente no verão, com possibilidade de ajustes anuais. Confirma sempre no resumo anual de obrigações.

A Agenda Fiscal 2025 da AT tem, mês a mês, os últimos dias de cada obrigação (e notas de prorrogações). Guarda nos favoritos.

Calendário de bolso (regras‑base)

• Dia 5: comunicar faturas do mês anterior.
• Dia 20: entregar IVA (mensal/trimestral) e Imposto do Selo (DMIS), salvo exceções do calendário.
• Até 31/01: comunicar inventários (se fecho a 31/12).
• Primavera/Verão: Modelo 22 e IES (ver datas oficiais e prorrogações no ano em curso).

(As datas podem ser ajustadas por despacho — valida sempre a agenda do ano.)

7 hábitos para evitares coimas e stress

1. Fatura no próprio dia e ativa lembretes de cobrança.
2. Confere a integração com a AT (e‑Fatura) todas as semanas.
3. Usa software certificado e mantém as séries/ATCUD em ordem.
4. Revisa o enquadramento de IVA (isenção, normal, IVA de Caixa).
5. Mantém o calendário (dia 5 e dia 20) visível para a equipa.
6. Valida inventários/stock antes do fecho — e comunica dentro do prazo.
7. Tira dúvidas no e‑balcão (fica registado por escrito).

Como o Portal te ajuda (sem complicar)

• Agenda Fiscal online com prazos e alertas.
• Pagamentos: referências/MB Way no próprio Portal.
• Manuais e FAQs passo a passo (início de atividade, faturas, CAE, etc.).

Queres automatizar tudo isto?

Se preferes menos burocracia e mais negócio, podes usar o nosso co‑piloto de IA para centralizar faturação com um software certificado pela AT, proatividade com prazos e obrigações (com alertas e linguagem natural). É exatamente o que construímos na Comudel — um “Business Operating System” com IA proativa e que não alucina a cobrir contabilidade, faturação e tarefas legais do dia a dia.

Conclusão

Navegar a AT não tem de ser um labirinto. Se faturas certo, comunicas a tempo e olhas para a agenda todas as semanas, ficas no caminho certo. E quando precisares de ajuda, lembra‑te: o e‑balcão responde, e a tecnologia pode tratar do resto.

Este guia é informativo e não substitui aconselhamento fiscal ou jurídico profissional. Confirma sempre o teu caso específico na Agenda Fiscal e nas páginas oficiais da AT.